【鎌倉市】居住者証明書とは？住民票と税務署の証明書はどう違う？

「居住者証明書を提出してください」と言われても、その名前だけでは何を取ればよいのか分かりにくいですよね。住所を示す書類と、税務上の居住者証明では発行する機関も違います。

地域情報メディア『鎌倉ごこち』のライター、みつひろです。こうした書類は、提出先が何を証明してほしいのかまで分からないと、市役所へ行くべきかも決めにくいところです。

鎌倉市で取れる住民票などから、税務署の居住者証明書、海外へ提出するときに確かめたい内容まで、書類ごとの違いを順に説明します。

居住者証明書は一つの書類名とは限らない

「居住者証明書」という言葉は、使われる場面によって指している書類が違うことがあります。現在住んでいる住所を証明したいのか、日本の税務上の居住者であることを証明したいのかで別の手続きです。

住所の証明と税務上の居住者証明は別の書類です。まずここを分けると、鎌倉市役所か税務署かも決まってきます。

住所の証明なら

提出先が知りたいのが現在の住所や氏名、世帯情報などであれば、住民票の写しが使われることがあります。鎌倉市に住民登録がある方は、市民課や各支所などで請求できます。

鎌倉市の住民票の写しは1通300円です。ただし、提出先が「居住者証明書」と書いているから住民票でよい、とは限りません。

住民票記載事項証明書

住民票記載事項証明書は、書類に書かれた住所や氏名などが住民票の内容と相違ないことを市区町村が証明するものです。住民票そのものを提出する場合とは用途が少し違います。

会社や学校などの指定用紙がある場合は、その用紙に必要事項を書いて鎌倉市へ提出できます。指定用紙がなければ、市の様式で証明を受けられます。

税務上の居住者証明

海外で租税条約による税の軽減や免除などを受けるため、「日本の居住者である証明」を求められた場合は、国税庁の居住者証明書が該当することがあります。

これは住所だけを証明する住民票とは別です。租税条約に関する居住者証明書は税務署へ請求します。鎌倉市役所で発行するものではありません。

どの税務署へ請求するのか

鎌倉市に住所がある方の所轄税務署は鎌倉税務署です。国税庁では、居住者証明書を所轄税務署の管理運営部門へ請求する方法を案内しています。

申請書などを郵送する場合は、鎌倉税務署ではなく東京国税局平塚業務センターが送付先です。来署と郵送で場所が違う点には注意が必要です。

海外提出では相手先の指定様式を確認しておく

海外から居住者証明書を求められた場合は、相手国や提出先が専用様式を指定していることがあります。国税庁も、相手国の様式がある場合は原則としてその様式を使う案内です。

ぼくが今回いちばん気になったのもここでした。「海外へ出す証明書」とだけ聞いて住民票を取ると、提出先が求めるものと違う可能性があります。

鎌倉市役所で取れる住所関係の証明書

鎌倉市役所では、住民票の写しや住民票記載事項証明書を発行しています。住民票記載事項証明書の手数料も1通300円で、市民課や支所などが発行する手続きです。

家で家族の書類をそろえる場面では、住民票という名前に慣れている方も多いと思います。ただ、海外提出や税金の証明となると別の書類になるため先に確認しておく方が確実です。

税務署への請求で用意する書類を知る

国税庁の居住者証明書を請求するときは、原則として居住者証明書2部と交付請求書を提出します。外国語で作成された書類を出す場合は、その和訳も必要です。

代理人が請求する場合は委任状も必要になります。来署時には本人確認書類を持参し、郵送なら返信用封筒なども用意します。

似た名前の証明書を取り違えないようにする

「住所を証明してください」と「日本の税務上の居住者であることを証明してください」は、似ているようで内容が違います。書類名だけを日本語に置き換えると、この違いを見落としやすくなります。

提出先から英語の書類名や様式が届いている場合は、その文面も大切です。証明書を取る前に、提出先が求める証明内容までしっかり確認しておきましょう。

さいごに

今、提出先から届いたメールや案内が手元にあるなら、「住所を証明する書類」なのか「税務上の居住者であることを証明する書類」なのかを見ておきましょう。

「居住者証明書」という名前だけでは、住民票を指しているのか、税務署で取得する居住者証明書を指しているのか分かりません。ここを取り違えると、せっかく書類を取っても使えないことがあります。

提出先の案内に書かれている証明内容が分かれば、鎌倉市役所で住民票などを取るのか、鎌倉税務署へ居住者証明書を申請するのか、次に進む先も決められます。。